Administratief Medewerker - Leuven en Kessel-Lo

Met twaalf campussen, ruim 10.000 cursisten en meer dan 430 gedreven medewerkers is Qrios een toonaangevend centrum voor volwassenonderwijs in Vlaams-Brabant en Limburg. Als cvo bieden we opleidingen aan in dag-, avond- en weekendonderwijs, aangevuld met flexibel contractonderwijs in samenwerking met bedrijven. Bovendien is Qrios erkend als EVC-testcentrum.

Onze expertise beslaat twaalf studiegebieden met meer dan 150 opleidingen. We focussen daarbij sterk op tweedekansonderwijs, beroepsopleidingen en NT2 (Nederlands als tweede taal), maar bieden ook een breed aanbod voor persoonlijke ontwikkeling. Bij Qrios zetten we elke dag in op kansen creëren, talent versterken en mensen laten groeien, ongeacht hun vertrekpunt

Situering:

Voor campus Leuven (Dekenstraat 3, 3000 Leuven) en Kessel-Lo (Grensstraat 1B, 3010 Leuven) zijn wij op zoek naar een administratief medewerker voor een voltijdse opdracht.
De administratief medewerker ondersteunt de dagelijkse werking van CVO Qrios door het uitvoeren van diverse administratieve en organisatorische taken. De functie draagt bij aan een correcte, efficiënte en klantgerichte dienstverlening voor cursisten, medewerkers en externe partners.

Profiel

Het takenpakket omvat:

1. Onthaal & cursistenadministratie

• Verwelkomen en informeren van cursisten, bezoekers en medewerkers.
• Inschrijvingen van cursisten verwerken en opvolgen.
• Attesten, CF en andere administratieve documenten verwerken.
• VDAB registraties (opleiding).
• Telefonische en digitale vragen beantwoorden en doorverwijzen.
• Ondersteunen bij inschrijvingen, attesten, cursistendossiers, betalingen en administratieve verwerking.
• Helpen bij het beheer van cursistenregistraties in de gebruikte systemen.

2. Administratieve ondersteuning

• Uitvoeren van algemene administratieve taken zoals documentbeheer, postverwerking, agendabeheer en databundeling.
• Voorbereiden van documenten, formulieren, verslagen, presentaties en facturen.
• Ondersteunen van interne processen zoals bestellingen, registraties en interne communicatie.

3. Ondersteuning van teams & diensten

• Administratieve ondersteuning bieden aan leerkrachten, coördinatoren en campusmanager.
• Mee voorbereiden van overlegmomenten, vergaderingen en activiteiten (planning, materialen, uitnodigingen…).
• Helpen bij logistieke of organisatorische taken indien nodig.

4. Communicatie & informatiebeheer

• Verzenden van interne en externe communicatie volgens vaste procedures.
• Opvolgen en aanvullen van informatie op digitale kanalen (bv. inschrijvingssystemen, interne platforms).
• Correcte en duidelijke informatie verstrekken aan cursisten en medewerkers.

5. Kwaliteit & opvolging

• Toepassen van interne procedures en bijdragen aan een kwaliteitsvolle dienstverlening.
• Signaleren van problemen of verbeterpunten aan de campusmanager.
• Correct en accuraat werken volgens deadlines en afspraken.

• Denkniveau op bachelorniveau.
• Vlot en nauwkeurig administratief werken.
• Goede digitale vaardigheden (MS Office, platformen voor cursistenadministratie…).
• Kennis van Athenasoft is een pluspunt.
• Klantvriendelijkheid en duidelijke communicatie.
• Vlot, correct en professioneel schrijven in het Nederlands.
• Discretie en respect voor vertrouwelijke gegevens.
• Basiskennis van administratieve processen of bereidheid om dit snel aan te leren.
• Organisatorisch sterk en goed in plannen.
• Stressbestendig en flexibel bij piekmomenten.
• Collegiaal, teamgericht en hulpvaardig.
• Betrouwbaar en zelfstandig.
• Bereid zijn om een c ursistenadministratie-opleiding te volgen.