Hoofdmedewerker studentenadministratie, functieklasse B, 100% (DOWA STA E 063)

Ben je een administratieve duizendpoot, ben je vlot in de omgang en spreekt het je aan om in een studentencontext te werken? Dan is deze tijdelijke functie binnen de dienst Studentenaangelegenheden misschien iets voor jou!

Jouw job

De afdeling Studentenadministratie (onderdeel van de dienst Studentenaangelegenheden) is georganiseerd rond 3 thema’s: studenten- en opleidingsadministratie, onderwijsplanning en stageadministratie. Samen zorgen we voor een vlotte administratieve begeleiding van HOGENT-studenten gedurende hun volledige studieloopbaan.

Als tijdelijke vervanging (100%) van enkele collega’s word je ingezet binnen het team studenten- en opleidingsadministratie. Je neemt er een actieve rol op in de correcte en tijdige verwerking van studenten- en opleidingsdossiers en je garandeert de kwaliteit van onze administratieve dienstverlening. Samen met je collega’s sta je in voor de opvolging van inschrijvingen en de studentendossiers en verzorg je de opleidings- en examenadministratie. Daarbij heb je steeds oog voor regelgeving, procedures en deadlines.

Vanuit de front-office (het studentensecretariaat op campus Schoonmeersen) ben je het eerste aanspreekpunt voor studenten. Je beantwoordt hun uiteenlopende administratieve vragen op een klantgerichte manier en vertaalt regelgeving naar heldere, correcte informatie.

Gedurende piekperiodes in het academiejaar ondersteun je het uitdagend planningsproces. Via digitale tools plan je de onderwijs- en examenactiviteiten. Je houdt daarbij rekening met de noden van de opleiding en de mogelijkheden binnen de organisatie. Je volgt dagelijkse wijzigingen nauwgezet op, zoekt haalbare oplossingen en doet de nodige aanpassingen. Je staat hiervoor in nauw overleg met zowel lesgevers als je collega-planners.

Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de organisatie, planning en uitvoering van diverse administratieve taken en processen binnen het team.

Aan welke voorwaarden voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden:

• Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
• Je bent bij het moment van indiensttreding in het bezit van een diploma (professionele) bachelor of gegradueerde, of een gelijkgeschakeld studiebewijs hoger onderwijs van vóór 2004-2005, of een gelijkwaardig buitenlands diploma.
• Je hebt relevante en recente (in de laatste 5 jaar) werkervaring binnen algemeen administratieve taken.

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken?

• Je bent erg gemotiveerd voor de job én HOGENT.
• Je bent administratief sterk en nauwkeurig. Je organiseert je werk zelfstandig en respecteert deadlines.
• Je gaat makkelijk aan de slag met digitale toepassingen. Het MS Office-pakket, in het bijzonder Word en Excel, beheers je goed. Je denkt proactief en weet moeilijkheden om te buigen in opportuniteiten.
• Je werkt student- en servicegericht.
• Je communiceert vlot, helder en genuanceerd, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent een echte teamspeler.
• Je kan flexibel inspelen op veranderingen in opdrachten, prioriteiten en werkomstandigheden.