Service werkvoorbereider

Service Werkvoorbereider bij onze klant in Lokeren: een veelzijdige rol waarin je de serviceafdeling mee in goede banen leidt en ervoor zorgt dat elke interventie tot in de puntjes voorbereid is. In deze functie ben jij de schakel tussen klanten, techniekers, magazijn, leveranciers en de interne organisatie. Je bewaakt de planning, volgt dossiers administratief op en zorgt ervoor dat serviceopdrachten efficiënt, correct en professioneel verlopen. Dankzij jouw overzicht, communicatie en oplossingsgerichte aanpak kunnen de servicetechniekers focussen op hun werk en krijgen klanten de vlotte service die ze verwachten.

Je takenpakket is breed en combineert coördinatie, administratie en klantcontact:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en houdt hen proactief op de hoogte van de voortgang van serviceactiviteiten.
• Je plant afspraken en stelt efficiënte werkroosters op voor servicetechniekers, rekening houdend met regio, kennis, beschikbaarheid en prioriteit.
• Je organiseert alle praktische randvoorwaarden voor een correcte uitvoering van de opdracht, zoals onderdelen, transport, hoogwerkers, veiligheid, vergunningen, aanmeldingen, overnachtingen en administratie.
• Je stemt vlot af met het magazijn voor onderdelen, retours en materiaalstromen.
• Je ondersteunt servicetechniekers als eerste contactpersoon en volgt samen met hen de voortgang van de werkzaamheden op.
• Je zorgt ervoor dat werktools, materieel, voorraad in de camionette en persoonlijke beschermingsmiddelen beschikbaar en in orde zijn.
• Je maakt service-offertes op voor onderhoudscontracten, interventies en herstellingen.
• Je bewaakt de correcte en gestructureerde opslag van documenten zoals werkbonnen, rapporten, foto’s, serienummers en veiligheidsplannen.
• Je werkt nauwgezet in het ERP-systeem en hecht veel belang aan correcte data en administratieve opvolging.
• Je draait mee in de permanentieregeling buiten de kantooruren.
• Je denkt actief mee over verbeteringen, kostenoptimalisatie en de maximale veiligheid van de servicetechniekers.

Deze functie rapporteert rechtstreeks aan de Service Manager en vraagt een sterke combinatie van organisatievermogen, technische feeling en klantgerichtheid. Je krijgt de kans om echt impact te hebben op de dagelijkse werking van de serviceafdeling én op de tevredenheid van klanten en collega’s.

Voor deze functie zoekt onze klant iemand met enkele jaren ervaring in een relevante rol, bij voorkeur als werkvoorbereider of binnen service-administratie. Je voelt je thuis in een technische omgeving en weet hoe je structuur brengt in een operationele en dynamische context.

Je beschikt idealiter over volgende achtergrond en competenties:

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma, aangevuld met relevante ervaring in werkvoorbereiding, planning of servicecoördinatie.
• Ervaring in de bouwtechnische of industriële sector is een duidelijke plus.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office en hebt bij voorkeur reeds met een ERP-systeem gewerkt.
• Technische achtergrond, technisch inzicht of ervaring met technische producten is een meerwaarde.
• Je communiceert vlot in het Nederlands; een goede kennis Frans is noodzakelijk en Engels is een extra troef.
• Je bent organisatorisch sterk, werkt gestructureerd en behoudt overzicht over meerdere dossiers tegelijk.
• Je neemt verantwoordelijkheid, denkt in oplossingen en blijft rustig onder druk of bij onverwachte wijzigingen.
• Je hebt een hands-on mentaliteit, toont initiatief en durft beslissingen mee voor te bereiden of op te volgen.
• Je bent klantvriendelijk, communicatief sterk, enthousiast en gemotiveerd.

Ben jij iemand die graag de touwtjes in handen neemt, gestructureerd werkt en energie haalt uit het ondersteunen van een technische serviceorganisatie? Dan is deze functie jou op het lijf geschreven.