Office Manager

Bedrijfsomschrijving

Voor onze klant, wereldspeler in entertainmentverlichting, zijn wij op zoek naar een Office Manager. Via de universele taal van lichtgeven ze hun klanten wereldwijd de tools om emoties te verbeelden en de mooiste momenten onvergetelijk te maken — van concerten en festivals tot theater en tv. In deze rol word jij het warme, georganiseerde hart van hun kantoor: het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, de spilfiguur die de administratie op orde houdt én een stevige steun voor de financiële opvolging.

Ben jij iemand die orde schept en tegelijk mensen op hun gemak stelt: een gestructureerde duizendpoot met een gastvrije glimlach en een neus voor initiatief, dan ben jij wie we zoeken! Solliciteer dan via ons en bouw mee aan het verhaal achter de verlichting van events wereldwijd.

• Je bent het gezicht van de organisatie: je verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers aan de balie en aan de telefoon, en zorgt dat iedereen zich meteen welkom voelt.
• Je houdt de dagelijkse kantoorwerking draaiende – van vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes tot voorraadbeheer en facilitaire opvolging.
• Je onderhoudt de contacten met (internationale) leveranciers en externe dienstverleners.
• Je verwerkt aankoopfacturen en financiële documenten en levert een actieve bijdrage aan de boekhouding – steeds correct en op tijd.
• Je verzamelt en verwerkt de gegevens die de basis vormen voor interne rapporteringen.
• Je helpt mee aan de organisatie van trainingen, events en andere interne activiteiten.
• Je springt bij waar nodig en ondersteunt verschillende afdelingen met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken.

• Je hebt ervaring in een administratieve of office-supportfunctie en voelt je thuis in een dynamische, internationale omgeving.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en discreet, met een warme, klantgerichte aanpak.
• Je bent hands-on en proactief: je ziet werk liggen, neemt initiatief en bewaart het overzicht, ook wanneer het druk wordt.
  Je bent vlot met MS Office; ervaring met een ERP-pakket en/of boekhoudsoftware is een echte troef.
• Je communiceert moeiteloos in het Nederlands en Engels; kennis van het Frans is een mooie plus.