HR Representative & Customer Advocate

Als Customer Advocate & HR Representative vervul je een veelzijdige rol waarin je HR-administratie en customer service combineert. Je bent een vertrouwenspersoon voor medewerkers, ondersteunt HR-processen van A tot Z en zorgt tegelijkertijd voor een professionele dienstverlening naar klanten. Dankzij jouw flexibiliteit schakel je vlot tussen verschillende prioriteiten en ondersteun je zowel lokale als internationale activiteiten.

Jouw taken:

HR Administration & Payroll Support

• Dagelijkse opvolging van de HR-mailbox en beantwoorden van HR-gerelateerde vragen.
• Beheer, actualisatie en vertrouwelijke verwerking van personeelsgegevens.
• Beheer van HR-systemen, waaronder SuccessFactors, tijdsregistratie- en payrollsystemen.
• Voorbereiden, controleren en verwerken van payrollgegevens.
• Verwerken en opvolgen van ziekte, tijdskrediet, ouderschapsverlof en andere afwezigheden.
• Dagelijkse controle van tijdsregistraties, inclusief correcties, opvolging van ontbrekende registraties en verwerking van afwezigheden.
• Beheer, controle en digitalisering van personeelsdossiers.
• Administratieve opvolging van aanwervingen en uitdiensttredingen.
• Opmaak en beheer van sociale documenten.
• Ondersteunen bij de toepassing van Belgische arbeids- en sociale wetgeving.
• Opvolging van groepsverzekering, cafetariaplan en opleidingsadministratie.
• Ondersteuning bij rapporteringen, audits, inspecties en periodieke HR-verplichtingen.
• Actief bijdragen aan HR-projecten, procesoptimalisaties en internationale HR-ondersteuning.

Customer Service & Customer Advocacy

• Behandelen en opvolgen van inkomende telefoons en e-mails.
• Verwerken van niet-technische klantvragen zoals order statussen, spoedleveringen en ontbrekende documentatie.
• Dagelijkse opvolging van orders en bewaken van tijdige levering van alle vereiste documentatie.
• Controleren en verwerken van binnenkomende bestellingen en opvolgen van ontbrekende informatie.
• Voorbereiden van documentatiepakketten voor externe inspecties.
• Nauwe samenwerking met planning, productie en andere interne afdelingen om klantverwachtingen te realiseren.
• Professioneel communiceren met klanten, vertegenwoordigers en andere partners.
• Initiëren en opvolgen van corrigerende acties bij klachten of afwijkingen.
• Uitvoeren van diverse administratieve ondersteunende taken.

Jouw profiel

• Ervaring binnen HR-administratie en payroll.
• Ervaring in Customer Service/Sales is een groot pluspunt.
• Je gaat uiterst discreet om met vertrouwelijke informatie en bent een betrouwbare partner voor zowel medewerkers als Management.
• Je bent flexibel, houdt van afwisseling en kunt moeiteloos schakelen tussen uiteenlopende prioriteiten en verantwoordelijkheden.
• Goede kennis van Belgische sociale wetgeving en personeelsadministratie is een sterke troef.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met internationale zakelijke correspondentie is een groot pluspunt.
• Goede kennis van Microsoft Office en HR-systemen.
• Sterk organisatorisch en administratief vermogen met een hoge mate van nauwkeurigheid.
• Empathisch, servicegericht en oplossingsgericht.
• Analytisch sterk, stressbestendig en professioneel, ook onder tijdsdruk.