Directieassistent

Voor Theo Boons België zoeken we een directieassistent die ondersteunt bij het dagelijks beheer van administratieve taken en logistieke organisatie. In deze rol zal je het aanspreekpunt zijn voor interne en externe communicatie, zorgdragen voor een efficiënte werkomgeving en bijdragen aan het soepel functioneren van de directie. U werkt nauw samen met de directie en andere afdelingen, waarbij u prioriteiten stelt en flexibel omgaat met wisselende werklasten. Uw doel is om de directie vrij te maken voor strategische activiteiten door administratieve en organisatorische zaken professioneel af te handelen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Beheren van mailverkeer: ontvangen, sorteren, prioriteren en doorsturen van correspondentie; opstellen en verzenden van e-mails namens de directie
• Organiseren en coördineren van vergaderingen: reserveren van vergaderzalen, uitnodigingen versturen, agenda's synchroniseren en notulen bijhouden
• Voorbereiding en opruiming van vergaderzalen: zorgdragen voor beschikbaarheid van materialen, technische ondersteuning en een professionele omgeving
• Beheer van agenda's en afspraken: plannen van vergaderingen, reizen en andere activiteiten; herinneringen instellen en wijzigingen communiceren
• Administratieve ondersteuning: verwerken van documenten, archivering, voorbereiding van rapporten en dossiers
• Ondersteuning bij projecten: assistentie bij voorbereiding van presentaties, vergaderingsmaterialen en andere projectgerelateerde taken

Profiel van de kandidaat

Wij zoeken een georganiseerde, proactieve professional met uitstekende administratieve vaardigheden en een sterke service-oriëntatie. Je bent discreet, betrouwbaar en in staat om vertrouwelijke informatie verantwoord te behandelen. Jij beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, en kunt effectief samenwerken met personen op alle niveaus. Je bent flexibel, stressbestendig en kunt prioriteiten stellen in een dynamische werkomgeving. Uw aandacht voor detail, organisatorisch vermogen en proactieve houding maken u tot een waardevolle ondersteuning voor de directie.

Vereiste ervaring en expertise:

• Minimaal 2-3 jaar ervaring als directieassistent, secretaresse of vergelijkbare administratieve ondersteunende rol
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Canva en Indesign zijn een plus.
• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Nederlands; kennis van Engels is een voordeel

Kwaliteiten en werkhouding:

• Organisatorisch talent en vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren
• Discretie en vertrouwelijkheid bij omgang met gevoelige informatie
• Proactieve houding en zelfstandigheid in taakuitvoering
• Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en teamgeest
• Stressbestendigheid en flexibiliteit in een veranderende werkomgeving
• Aandacht voor detail en nauwkeurigheid in administratieve werkzaamheden
• Professionele uitstraling en representatief optreden