Executive assistant

Als Executive Assistant ondersteun en ontzorg je de CEO en het bestuursorgaan. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten tot in de puntjes, onderhoudt interne en externe contacten en zorgt voor een vlotte opvolging van dossiers. Dankzij jouw organisatorisch talent behoud je het overzicht, stel je prioriteiten en schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende contacten, opdrachten en deadlines.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Beheren van de agenda en afspraken van de CEO.
• Beheren van de correspondentie van de CEO en het bestuursorgaan: opstellen, ontvangen, filteren, doorgeven en opvolgen.
• Beantwoorden en filteren van binnenkomende telefonische oproepen.
• Voorbereiden en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen, inclusief opvolging van actiepunten. Doorgeven van informatie vanuit vergaderingen e.a. aan alle betrokken partners.
• Organiseren van evenementen, intern en extern overleg, e.a
• Formuleren van voorstellen om de efficiëntie en de werking van het directiesecretariaat te verbeteren (vb. digitalisering van processen, toepassen van AI, …).
• Voorbereiden, samenstellen, opvolgen en beheren van toegewezen dossiers en rapporten.
• Opstellen van nota’s, beleidsdocumenten en presentaties.
• Ondersteunen bij besluitvormingsprocessen door het verzamelen van relevante informatie.

Voor deze functie zoeken we een ondernemende collega die graag ontzorgt en over uitstekende organisatievaardigheden beschikt:

• Jij volgde minimaal een bacheloropleiding en beschikt over ten minste 5 jaar ervaring als management of executive assistant in een grote organisatie.
• Je werkt nauwkeurig, autonoom en kan zelfstandig prioriteiten bepalen.
• Je werkt vlot samen met verschillende afdelingen en bent communicatief sterk.
• Je bent discreet en kan correct omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt goed multitasken en weet snel in te spelen op veranderende of onvoorziene omstandigheden.
• Je bent digitaal sterk onderlegd en weet de verschillende toepassingen binnen Microsoft 365 optimaal in te zetten om je werk efficiënt te organiseren.