Service Assistant

Functie:

Als Service Assistant zorg je ervoor dat alles goed voorbereid is voor een servicebezoek bij de klant.
Je helpt de Service Engineers (techniekers) zodat zij hun werk ter plaatse vlot kunnen uitvoeren.
Je regelt administratie, documenten en praktische zaken, en zorgt nadien ook voor een correcte afhandeling.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Je maakt een werkopdracht (Service Work Order) aan in het systeem (Salesforce).

• Je plant afspraken in met de techniekers.

• Je zorgt dat alle documenten in orde zijn voor de technieker en de klant.
  Voorbeelden van documenten:
  
  

• Sociale zekerheidsdocumenten (A1, SIPSI, …)

• Visa

• Reisdocumenten

• Verzekeringen

• Contracten en certificaten

• Risicoanalyses
  
  

• Je volgt regels en wetgeving op en zorgt dat alles correct blijft.

• Je regelt reizen (vluchten, hotel, huurauto, …) en checkt reisadviezen.

• Je houdt alle informatie en contracten netjes bij in het systeem en in dossiers.

• Je maakt eenvoudige offertes (prijzen) voor extra werk of materialen.

• Na een servicebezoek werk je alles administratief af en sluit je het dossier.

• Je controleert kosten en vergelijkt deze met wat gefactureerd wordt.

• Je helpt bij het opstellen van facturen (binnen 48 uur na het werk).

• Je houdt klantgegevens up-to-date en je stuurt rapporten en documenten naar klanten.

• Je controleert en keurt onkosten van techniekers goed.

• Je controleert werkuren (timesheets) voor een correcte verloning.

• Je helpt bij projecten en ondersteunt administratie met onderaannemers.

• Goed met computers kunnen werken (bijv. Microsoft Office, Google)

• Nauwkeurig en georganiseerd werken

• Zelfstandig kunnen werken

• Je bent klantvriendelijk zijn

• Problemen kunnen oplossen

• Goed kunnen plannen en deadlines halen

• Zelfzeker en professioneel kunnen telefoneren

• Je kan goed werken onder druk en met deadlines

• Je hebt een hele goede kennis , mondeling - en schriftelijk van het Nederlands, Engels en Frans.

• Kennis van systemen zoals Salesforce of andere CRM-systemen en / of basiskennis van boekhouding (facturen, BTW, …) is een plus.