SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF(VE)

À propos du poste

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, une entreprise active dans le secteur de la construction recherche un(e) Secrétaire administratif(ve) afin d’assurer le support administratif de la direction et le suivi des dossiers liés aux chantiers.

Vous rejoindrez une structure à taille humaine au sein de laquelle vous serez amené(e) à travailler en étroite collaboration avec les équipes administratives, techniques et opérationnelles.

Votre fonction sera variée et polyvalente et comprendra notamment :

• La gestion administrative des dossiers de chantiers, de leur ouverture jusqu’à leur clôture.
• Le suivi des documents administratifs, contractuels et financiers liés aux projets.
• La préparation des états d’avancement, déclarations de créances et éléments nécessaires à la facturation.
• Le suivi des délais, intempéries, garanties et différents tableaux de gestion.
• La rédaction et le suivi de courriers et documents administratifs.
• La gestion du secrétariat général et du courrier.
• L’organisation et le classement des dossiers et archives.
• La préparation des réunions et des documents nécessaires au suivi des activités.
• Le suivi administratif des sinistres et autres démarches auprès des interlocuteurs concernés.
• La préparation des dossiers de candidatures, soumissions et offres de prix.
• La réalisation de tableaux comparatifs et l’analyse de données relatives aux quantités et aux prix.
• La collecte et le suivi des documents administratifs nécessaires aux offres et soumissions.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants, notamment les logiciels de traitement de texte et de tableur.
• Connaissance générale des procédures administratives liées à la gestion de chantiers.
• Compréhension des cahiers des charges, métrés et documents contractuels constitue un atout.
• Excellente maîtrise de l’orthographe et de la grammaire françaises.
• Bonne compréhension des principes de suivi administratif et de facturation.

• Être capable d’analyser et de contrôler des données chiffrées.
• Être capable de gérer des informations confidentielles avec discrétion.
• Être capable de respecter des échéances et des contraintes administratives.
• Posséder d’excellentes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français.
• Être capable de travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe.
• Savoir identifier les priorités et gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Faire preuve d’une bonne organisation et assurer un suivi rigoureux des tâches et dossiers.
• Être capable de gérer et de structurer une importante quantité d’informations administratives.

• Précision et souci du détail.
• Autonomie.
• Organisation.
• Rigueur.
• Polyvalence.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens des responsabilités.
• Esprit de collaboration.
• Réactivité et capacité d’adaptation.

• Formation supérieure de type bachelier, idéalement dans le domaine du secrétariat, de l’administration, de la comptabilité ou dans une orientation équivalente.
• Une expérience professionnelle de plusieurs années dans une fonction administrative similaire est souhaitée.
• Une expérience dans le secteur de la construction ou dans la gestion administrative de projets constitue un atout.