Administratief Bediende

Ben jij administratief sterk, nauwkeurig en georganiseerd? Heb je interesse in een functie binnen een dynamische logistieke en distributieomgeving? Voor onze klant te Evergem zijn we op zoek naar een Administratief Medewerker Depot die mee instaat voor de dagelijkse administratieve ondersteuning van het depot. In deze veelzijdige functie combineer je administratie, facturatie, klachtenbehandeling en operationele ondersteuning. Je werkt nauw samen met chauffeurs, bezorgers, onderaannemers, collega's en verschillende interne afdelingen. Dankzij jouw gestructureerde aanpak blijven de administratieve processen correct en efficiënt verlopen.

Als administratieve spil binnen het depot krijg je een gevarieerd takenpakket. Je ondersteunt verschillende operationele processen en zorgt ervoor dat informatie correct wordt verwerkt en opgevolgd. Je neemt een belangrijke rol op binnen de administratieve verwerking van het depot. Je zorgt ervoor dat gegevens correct worden geregistreerd en dat administratieve dossiers tijdig worden bijgewerkt.

Je taken omvatten onder andere:

• Verwerken en controleren van administratieve gegevens die nodig zijn voor de facturatie.
• Opvolgen van inkomende (pré-)facturen en signaleren van eventuele afwijkingen.
• Uitvoeren van administratieve correcties wanneer nodig.
• Fungeren als contactpersoon tussen onderaannemers en de financiële afdeling bij vragen of verschillen in facturatie.
• Ondersteunen van de algemene depotadministratie.
• Mee instaan voor een correcte administratieve opvolging van het avondproces.
• Administratieve ondersteuning bij de opvolging van chauffeurs en bezorgers.
• Afnemen en administratief verwerken van chauffeurstesten.
• Registreren en actualiseren van relevante gegevens.
• Controleren of dossiers volledig en correct zijn.
• Beheren en opvolgen van scanners binnen het depot.
• Zorgen dat medewerkers over de nodige hulpmiddelen beschikken om hun dagelijkse werkzaamheden goed uit te voeren.
• Administratieve ondersteuning bieden bij de werking van cargobikers en eigen bezorgers.
• Registreert en verwerkt klachten op een nauwkeurige manier.
• Verzamelt de nodige informatie om dossiers volledig te maken.
• Onderhoudt contact met chauffeurs en onderaannemers om dossiers verder te onderzoeken.
• Volgt openstaande klachten actief op en zorgt dat deze bij de juiste persoon of afdeling terechtkomen.
• Helpt mee om praktische en klantgerichte oplossingen te vinden.
• Ondersteunt de operationele collega's waar nodig.
• Werkt mee aan een vlotte werking van onder meer de planbalie en andere depotactiviteiten.

• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of hebt een gelijkwaardig werk- en denkniveau.

• Je spreekt zeer goed Nederlands en kunt je vlot uitdrukken in het Frans.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, waarbij Outlook, Excel en Word voor jou vertrouwde programma's zijn.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt oog voor details.
• Je kunt verschillende taken tegelijk opvolgen zonder het overzicht te verliezen.
• Je bent stressbestendig en weet ook in een dynamische logistieke omgeving de juiste prioriteiten te bepalen.
• Je bent flexibel, praktisch ingesteld en proactief.
• Je denkt graag mee over oplossingen wanneer zich een probleem voordoet.
• Je communiceert vlot met chauffeurs, collega's, onderaannemers en externe partners.
• Je bent een echte teamspeler en draagt bij aan een positieve samenwerking.
• Je bent bereid om te werken van maandag tot en met zaterdag volgens een beurtrol, met een opstart vanaf 9:00 uur.