Administratief medewerker / medisch secretariaat – 25u/week

Onthaal – medische administratie – praktijkondersteuning

Ben jij iemand die er energie van krijgt wanneer alles klopt?
Zie je het meteen wanneer iets niet juist staat en wil je dan ook uitzoeken hoe je het opgelost krijgt?

Dan zijn we misschien op zoek naar jou.

Sportmedisch Centrum Lebbeke is een multidisciplinair paramedisch centrum met een collegiaal en betrokken team. We zoeken een nieuwe administratieve kracht die mee instaat voor het onthaal én voor de administratieve en praktische ondersteuning van onze dagelijkse werking.

Wat ga je doen?

Onthaal & patiëntencontact

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze patiënten.
• Je beantwoordt telefoons en plant afspraken in.
• Je helpt patiënten verder met korte, concrete vragen.
• Je kan administratieve vragen beantwoorden, bijvoorbeeld over voorschriften, geldigheidsduur en nodige documenten.
• Je zorgt mee voor een professioneel, vriendelijk en georganiseerd onthaal.

Medische administratie

Je ondersteunt voornamelijk onze kinesitherapeuten bij de administratieve verwerking van hun prestaties.

• Correct ingeven en controleren van de juiste nomenclatuurcodes.
• Voorschriften correct verwerken in Crossuite.
• Getuigschriften afdrukken en correct verwerken.
• Fouten opsporen en, waar nodig, correctiedocumenten invullen.
• Aanvragen van een 2e pathologie of Fa-/Fb-pathologie bij de mutualiteit.
• Administratieve opvolging van dossiers en prestaties.

Financiële & administratieve ondersteuning

• Aankoopfacturen en andere financiële documenten ingeven.
• Kasboek en financieel dagboek bijhouden.
• CODA-verrichtingen correct verwerken en boeken.
• Openstaande facturen opvolgen.
• Betalingen correct verwerken in Crossuite.
• De dagelijkse kassa/dagtickets controleren en nagaan of alles correct werd ingegeven.

Praktische ondersteuning van de praktijk

Je helpt ook mee om ervoor te zorgen dat de praktijk vlot blijft draaien.

Denk bijvoorbeeld aan:

• voorraad opvolgen en tijdig doorgeven wat besteld moet worden;
• op termijn zelf bestellingen plaatsen of voorbereiden;
• toilet- en verbruiksmaterialen aanvullen;
• lokalen mee netjes en verzorgd houden;
• kleine praktische problemen oplossen of opvolgen;
• leveranciers of diensten zoals ramenwasser en tuinonderhoud contacteren en afspraken inplannen;
• kleine boodschappen of praktische regelzaken opnemen;
• mee helpen bij het organiseren van een teambuilding of andere interne activiteiten;
• handdoeken wassen, opvouwen en wegleggen.

Wie zoeken we?

Je hoeft niet uit een perfect afgelijnde opleiding te komen. Er bestaat nu eenmaal geen opleiding die exact alles combineert wat deze functie inhoudt.

We vinden vooral belangrijk dat je:

• minstens een diploma secundair onderwijs hebt;
• nauwkeurig en correct werkt;
• organisatorisch sterk bent;
• rustig blijft wanneer er verschillende zaken tegelijk gebeuren;
• zelfstandig prioriteiten kan stellen;
• sociaal en professioneel communiceert met patiënten en collega's;
• assertief genoeg bent om zaken op te volgen;
• praktisch ingesteld bent;
• graag verantwoordelijkheid neemt;
• uit jezelf werk ziet en initiatief neemt;
• vlot overweg kan met een computer;
• een basiskennis heeft van Word, Excel en Gmail;
• nieuwe programma's en werkwijzen snel oppikt.

Ervaring binnen een medische of paramedische omgeving is een pluspunt. Denk bijvoorbeeld aan ervaring als medisch secretaresse, administratief medewerker in de zorg, tandartsassistent(e) of een gelijkaardige functie.

Ook zonder ervaring kan je bij ons starten wanneer je een relevante opleiding hebt gevolgd en jezelf herkent in bovenstaande manier van werken.

Ervaring met Crossuite of Octopus is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

Wie past goed bij ons?

Je krijgt energie van een werkdag waarop verschillende dingen door elkaar lopen.

Je vindt het fijn wanneer de administratie klopt, de kassa klopt, de patiënt geholpen is en je aan het einde van de dag kan denken: “Dat is weer in orde.”

Je hoeft niet de hele dag met patiënten te praten. Je bent vriendelijk en toegankelijk, maar houdt het contact ook professioneel en efficiënt.

Je vindt het net interessant dat administratie en praktische zaken elkaar afwisselen. Vandaag verwerk je voorschriften en controleer je de kassa, morgen bel je een leverancier en zorg je dat de voorraad weer aangevuld is.

En vooral: als iets niet klopt, wil je weten waarom. Je duikt er zelf in of zoekt samen met een collega naar een oplossing tot het werkt.