Office Manager Assistent Orderverwerking

Cairox Belgium is een toonaangevend leverancier van producten voor verwarming, ventilatie en airconditioning (HVAC). Wij bieden totaaloplossingen voor HVAC-projecten aan professionele installateurs en studieburelen. Ons assortiment bevat een volledig gamma roosters, ventilatoren, airconditioning en warmtepompen.

We zijn trots ons een gecertificeerde Great Place to Work te kunnen noemen. We behaalden het label voor april 2024- april 2025. Maar liefst 85% van onze medewerkers beschouwt CAIROX BELGIUM als een goede plek om te werken, en 80% van de nieuwkomers voelt zich hier meteen thuis.

Voor de versterking van onze zetel te Zaventem zijn wij op zoek naar een Office Manager Assistent voor de Orderverwerkingsdienst (M/V/X).

Ben je een leider? Neem je graag initiatief? Ben jij een administratieve duizendpoot die graag in contact staat met klanten? Werk je nauwkeurig, blijf je rustig in drukke momenten en haal je energie uit contact met klanten? Schrikt het telefonisch contact met de klanten je niet af? Dan hebben wij een plek voor jou binnen onze dienst Orderverwerking!

Wat houdt de functie in?

Als assistent op onze dienst Orderverwerking zorg je samen met de Office Manager en je mede-manager assistent voor de aansturing van het team en speel je een centrale rol in de opvolging en verwerking van klantorders. Je zorgt ervoor dat de communicatie met klanten vlot verloop en leidt alles mee in goede banen.

Een greep uit je takenpakket:

• Je zorgt voor de administratieve verwerking van inkomende orders in ons ERP-systeem.
• Je volgt bestellingen op van A tot Z en grijpt in waar nodig om vertragingen of fouten te voorkomen.
• Je staat klanten telefonisch te woord en beantwoordt hun vragen op een vriendelijke, professionele manier.
• Je helpt mee bij de opvolging van klachten en zoekt mee naar een gepaste oplossing.
• Je biedt algemene ondersteuning aan je collega’s binnen het team Orderverwerking.
• Je stelt samen met de Office Manager de planning op van het team en denkt mee aan verbeterpunten. Je staat in contact met andere verbonden diensten zoals het magazijn en de transporteur.
• Je neemt samen met je mede-assistent manager de touwtjes in handen tijdens onze jaarlijkse inventaristelling.
• Je stuurt het team bij waar nodig.

Wat verwachten we van jou?

· Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.

· Je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels (zowel mondeling als schriftelijk).

· Je bent klantgericht en communicatief, met een commerciële flair en een warm gevoel voor service.

· Je houdt van samenwerken en functioneert goed in teamverband, maar neemt ook zelfstandig initiatief.

· Je blijft rustig en efficiënt, ook wanneer het druk is.

· Je werkt georganiseerd, met oog voor detail en een gestructureerde aanpak.

· Je bent leergierig en staat open voor bijkomende opleidingen.

· Je denkt oplossingsgericht en houdt ervan om dingen in beweging te zetten.

· Je hebt een gezonde interesse in de HVAC-producten.