Administratief medewerker Secretarie

Lokaal Bestuur Blankenberge is op zoek naar een administratief medewerker (m/v/x – niveau C1-C3) voor het secretariaat voor een voltijds contract van onbepaalde duur. Er wordt ook een wervingsreserve aangelegd voor de duur van 1 jaar.

Wat zal je doen?

Als administratief medewerker bij de dienst Secretarie kom je terecht in het kloppend hart van Lokaal Bestuur Blankenberge. Achter elke beslissing van het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad of het managementteam schuilt een sterke administratieve ondersteuning. En daar speel jij een belangrijke rol in.

Jij zorgt ervoor dat zittingen en vergaderingen administratief vlekkeloos lopen, documenten correct worden verwerkt en niet boven op die mysterieuze stapel op het bureau belanden. En dankzij jou komt belangrijke informatie op de juiste plek terecht. Met jouw organisatietalent en nauwkeurigheid verloopt alles op rolletjes.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Je ondersteunt de organisatie en administratieve opvolging van vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het managementteam. Dat betekent óók dat je elke twee maanden (in beurtrol, naargelang de bezetting van de dienst) verwacht wordt voor de verslaggeving op de gemeenteraad ’s avonds.
• Je behandelt, coördineert en archiveert de inkomende en uitgaande digitale én fysieke briefwisseling op een correcte manier.
• Je volgt relevante wetgeving en regelgeving op binnen jouw werkgebied en je past deze correct toe.
• Je onderhoudt professionele contacten met collega’s, burgers, andere overheidsdiensten en externe partners.
• Je werkt mee aan projecten rond kwaliteitszorg, met als doel onze administratieve processen en dienstverlening steeds beter en efficiënter te maken.
• Je volgt acties uit het beleidsplan van de dienst op en ondersteunt de rapportering hierover.
• Je beheert mee het klachtenmanagementsysteem en je draagt bij aan een correcte, klantgerichte en professionele behandeling van klachten.
  

Wie ben je?

Je bent iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat én terzelfdertijd steeds vriendelijk en respectvol communiceert. Je hebt dagelijks contact met collega’s, burgers, mandatarissen en externe partners en weet daarbij steeds de juiste toon te vinden. Je boezemt vertrouwen in en je bent steeds discreet.

Daarnaast ben je:

✅ communicatief sterk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk

✅ een echte planner en heus organisatietalent

✅ stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen wanneer verschillende taken tegelijk aandacht vragen

✅ vertrouwd met de gangbare informaticatoepassingen: voor jou is de computer alvast geen mysterieuze zwarte doos

Ervaring binnen een lokaal bestuur is geen vereiste. Interesse in de werking van een lokaal bestuur, een gezonde dosis nieuwsgierigheid en de motivatie om bij te leren zijn dat wél. Specifieke software en toepassingen waarmee we werken, leren we je graag aan.

Kortom: ben jij die discrete, betrouwbare persoon die graag orde schept, overzicht bewaart en voldoening haalt uit een perfect afgewerkt dossier? Dan voel je je ongetwijfeld thuis bij onze dienst Secretarie!

Meer weten? Neem een kijkje in de uitgebreide functiebeschrijving die je in de infobundel in bijlage kan zien. Daar vind je alle details over je taken en de competenties die we zoeken.

Ontdek hoe wij samen aan een B-ter Blankenberge bouwen. Lees onze missie, visie en waarden via https://www.blankenberge.be/missie-en-visie!

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

Dit zijn de aanwervingsvoorwaarden:

• Je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma (lees de infobundel na voor meer info hierover).
• Je slaagt voor de selectieproeven.