Medewerkers administratieve ondersteuning (m/v/x ) - niveau D

Medewerkers administratieve ondersteuning voor de Nederlandstalige rechtbank van eerste aanleg Brussel:

1. Als administratief medewerker de administratieve taken van de dienst volgens de geldende regels
uitvoeren teneinde de missies van de dienst te helpen verwezenlijken.
Mogelijke taken:
- Faxberichten en brieven faxen en verzenden
- De briefwisseling behandelen
- De courante problemen identificeren en oplossen
- Standaardbrieven of documenten opmaken voor de dienst
- Administratieve bijstand verlenen aan de magistra(a)t(en)

2. Als klassementbeheerder het klassement van de dossiers beheren teneinde de dossiers snel en efficiënt
te kunnen lokaliseren.
Mogelijke taken:
- De te klasseren documenten verzamelen
- De administratieve procedure volgen inzake klassering
- De courante problemen identificeren en oplossen
- Waken over de toegankelijkheid van het klassement (labels plaatsen, inhoudstafels opmaken…)

3. Als gegevensimporteur de gegevens in elektronische bestanden of fiches coderen en importeren
teneinde de latere exploitatie van de gegevens te vergemakkelijken.
Mogelijke taken:
- De gegevens interpreteren en coderen
- De lijsten van ingevoerde gegevens afdrukken
- De courante problemen identificeren en oplossen
- Een eerste controle uitvoeren van de ingevoerde gegevens
- De gegevensbank bijwerken

4. Als postbeheerder de post snel en correct bezorgen teneinde de behandelingstermijn van de dossiers zo
kort mogelijk te houden.
Mogelijke taken:
- De post sorteren
- De externe post bedelen
- De courante problemen identificeren en oplossen
- De interne post verzamelen
- Waken over de lokaliseerbaarheid van de stukken

5. Als eerste aanspreekpunt, binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen
van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz. teneinde een juiste en
coherente informatieverspreiding te verzekeren.
Mogelijke taken:
- Beantwoorden van courante vragen gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket
- Het stelselmatig op punt stellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier
informatie kan worden gegeven
- Doorgeven welke problemen er werden opgemerkt tijdens contacten met rechtzoekenden en
partners
- Een nauwe samenwerking uitbouwen met de magistraten, de juristen en de overige
administratieve diensten

6. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen
functioneren te optimaliseren.
Mogelijke taken:
- De laatste ontwikkelingen van de dienst bestuderen met het oog op implementatie hiervan in de
(sub)afdeling
- Interne en externe opleidingen volgen in pertinente domeinen
- Kennis delen met de collega’s

Voor de uitgebreide functieomschrijving: zie bijlage

Gedragscompetenties en technische competenties
• Respect tonen voor anderen, hun ideeën en meningen, aanvaarden van procedures en instructies.
• Kritisch denken: Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten
• Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid
respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.
• Gebruiken van de beschikbare hulpmiddelen en het zelfstandig, correct en systematisch uitvoeren
van eenvoudige of repetitieve taken.

Opgelet: Graag willen wij jou erop wijzen dat een indiensttreding uitgesloten is wanneer uit jouw strafregister
blijkt dat je een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel heeft opgelopen waarvoor nog
geen eerherstel werd verkregen.
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de
regelgeving (Ministeriele Omzendbrief Justitie nr. 25 van 28 april 2004) dat het personeelslid geen enkel
zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst
op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.