Medewerkers dossierbeheer m/v/x - niveau D

1. Als administratief en juridisch dossierbeheerder, gespecialiseerd in één of meerdere domeinen, onder verantwoordelijkheid en onder supervisie van de griffier/secretaris, meewerken aan de behandeling van gerechtelijke dossiers - in meer of mindere mate naargelang de complexiteit ervan - in één of meerdere fases van de procedure teneinde bij te dragen tot een kwalitatieve en kwantitatieve optimalisering van de behandeling van de gerechtelijke dossiers van zijn (sub)afdeling.
Mogelijke taken:
-De nodige gegevens verzamelen voor de opvolging
-De gepaste documenten invullen
-Courante vragen beantwoorden
-Afgewerkte dossiers nakijken en klasseren
-De dossiergebonden gegevens identificeren en inputten
-Courante problemen van encodering identificeren en oplossen
-De gegevens in het systeem nakijken
-De dossiergebonden gegevens bijwerken

2. Als eerste aanspreekpunt, binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz. teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen.
Mogelijke taken:
-Beantwoorden van courante vragen die ondermeer worden gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket
-Het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven
-De problemen voorleggen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners
-Een hechte samenwerking uitbouwen met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten

3. Als actor voor één of meerdere ondersteunende processen, instaan voor hun kwaliteit teneinde bij te dragen tot de realisering van de operationele doelstellingen van (een afdeling van) de griffie/het secretariaat.
Medewerker dossierbeheer m/v/x - niveau D Functiefamilie: dossierbeheerders (DOSA-D0M1-0003) voor griffie hof van beroep Antwerpen
https://justitie.belgium.be/nl 2/5
Mogelijke taken:
-Kopiëren, versturen van mails en brieven
-De briefwisseling afhandelen
-Courante problemen identificeren en oplossen
-Brieven of gestandaardiseerde documenten voor de dienst opmaken
-Administratieve bijstand verlenen aan de magistra(a)t(en)
-Documenten verzamelen en klasseren
-De administratieve procedure volgen inzake klasseren
-Toezien op de toegang van het klassement (toepassen van labels, inhoudstabellen, ...)

4. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen functioneren te optimaliseren.
Mogelijke taken:
-Bestuderen van nieuwe ontwikkelingen van de dienst met het oog op de implementatie ervan in zijn (sub)afdeling
-Volgen van pertinente interne en externe opleidingen
-Kennis delen met de collega’s

•Motivatie (motivatie voor de functie en de entiteit & een correct beeld van de functie van de context)
•Kritisch denken: eenvoudige informatie behandelen en samenvatten
•Samenwerken: actief samenwerken
•Oplossingsgericht zijn: oplossingen vinden en verbeteringen voorstellen
•Wendbaar zijn: je aanpassen aan verandering

Elk onderdeel weegt evenveel door in het eindresultaat, enkel voor het onderdeel motivatie wordt een weging x2 gehanteerd, dat daardoor zwaarder meetelt in de eindscore. Het vereiste minimum om te slagen is 50%.
Pluspunten
•Je bent gemotiveerd en toont interesse voor de werking van de griffie van het hof van beroep
•Je bent leergierig
•Je bent klantvriendelijk
•Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als geschreven
•Ervaring binnen justitie is geen vereiste, eerder een pluspunt
•Digitale geletterdheid, o.m. Microsoft Office pakketten

Opgelet: Graag willen wij jou erop wijzen dat een indiensttreding uitgesloten is wanneer uit jouw strafregister blijkt dat je een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel heeft opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen.
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (Ministeriele Omzendbrief Justitie nr. 25 van 28 april 2004) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.