Office Assistant

Je volgt de administratie strak op: facturen opmaken, uitsturen en opvolgen, inkomende facturen verwerken en uittreksels verzamelen, klanten herinneren bij achterstallige betalingen. Je weet wat binnen en buiten gaat, volgt het goedkeuringsproces binnen de boekhouding op en staat onze externe boekhouder bij tijdens de maandelijkse BTW-afsluiting.

Je ondersteunt onze office manager bij boekhoudkundige en operationele taken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoons en mails via de algemene mailboxen en je dispatcht waar nodig naar de juiste collega’s.

Je bent vertrouwd met CRM en weet hoe je zo'n systeem opvolgt. Je zorgt ervoor dat onze contactinformatie up-to-date blijft.

Structuur is je mantra. Samen met onze office manager houd je onze Google Drive op orde volgens onze vaste werkwijze. Je bewaakt deadlines en zet de nodige documenten klaar zodat offertes tijdig en correct de deur uitgaan. Je ondersteunt bij het opmaken en het ondertekenen van contracten. Heb je ervaring met de administratieve opvolging van overheidsopdrachten of aanbestedingen? Dan heb je alvast een streepje voor.

Daarnaast zorg je voor het dagelijkse reilen en zeilen van het kantoor: post verdelen, vergaderruimtes reserveren, bestellingen plaatsen of koffiebreaks regelen. Je houdt de kantoorruimte netjes en ziet erop toe dat onze gezellige plantentuin het overleeft. Als je iets ziet dat beter kan, schiet je in actie.

Je bent digitaal vaardig, en dat meen je. Google Workspace en digitale administratietools kennen voor jou geen geheimen. Nieuwe tools of processen schrikken je niet af. Als iets slimmer kan, denk je mee.

Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig. Je hebt een proactieve houding: je ziet wat er moet gebeuren en regelt het. Je communiceert helder en discreet, zowel intern als naar klanten toe.