Kantoorverantwoordelijke

Ben jij klaar om mee te bouwen aan indrukwekkende eventstructuren en unieke belevingen?

In deze functie maak je deel uit van een gedreven team dat grenzen verlegt, slimme oplossingen bedenkt en samen spectaculaire projecten neerzet.

Hier werk je niet alleen — hier bouw je mee aan iets dat blijft hangen.

• Je beheert en vervolledigt tijdsregistraties voor interne en externe medewerkers.
• Je zorgt voor de administratieve aanmelding en opvolging van extern personeel volgens de geldende wetgeving.
• Je organiseert en verwerkt hotelovernachtingen administratief.
• Je volgt transporten en hulpmiddelen administratief op en registreert deze correct.
• Je staat in voor de administratieve verwerking van de inhuur van hulpmiddelen, transport en rollend materieel.
• Je coördineert en bewaakt keuringen, onderhoud en reservaties van voertuigen, heftrucks en ander rollend materieel.
• Je controleert materialen en zorgt voor een correcte administratieve opvolging.
• Je plaatst en beheert projectgebonden bestellingen zoals verwarming, verlichting en HVAC-systemen.
• Je maakt projectfacturen op, verzendt ze en volgt ze nauwgezet op, inclusief extra geleverde diensten.
• Je denkt proactief mee bij problemen of onverwachte situaties binnen de projectadministratie en zorgt voor een passende opvolging.
• Je fungeert als back-up voor de tijdsregistratie.
• Je volgt de werkplanning van zowel eigen medewerkers als extern ingehuurd personeel op en biedt administratieve ondersteuning.

• Je hebt al enkele jaren relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt sterke organisatorische vaardigheden.
• Je functioneert uitstekend in teamverband en bent flexibel binnen een compacte, dynamische werkomgeving.
• Je bent sterk in plannen, kan vlot prioriteiten stellen en behoudt steeds het overzicht.
• Je communiceert helder, denkt oplossingsgericht en blijft rustig onder druk.
• Je neemt initiatief, werkt hands-on en neemt verantwoordelijkheid waar nodig.
• Ervaring binnen een technische, logistieke of bouwomgeving is mooi meegenomen.
• Je hebt een basiskennis van de sector of bent bereid je hier snel in te verdiepen.