Samples & Administrative Coördinator

Ben jij een nauwkeurige en klantgerichte organisator met een passie voor administratie en productcoördinatie? In deze veelzijdige functie combineer je het beheer van stalen met administratieve ondersteuning. Je zorgt ervoor dat klanten wereldwijd onze producten kunnen ontdekken en ondersteunt verschillende interne teams bij hun dagelijkse werking.

Sample coördinatie (50%)

• Samen met je collega ben je verantwoordelijk voor het verzenden van productstalen naar (potentiële) klanten wereldwijd.
• Je beheert de staalvoorraad en zorgt ervoor dat er voldoende voorraad is van standaardproducten, met aandacht voor de houdbaarheid.
• Je verzamelt producten uit verschillende magazijnen of vraagt deze op bij productievestigingen.
• Je verpakt stalen op een aantrekkelijke manier en voorziet de producten van correcte labels met productinformatie en houdbaarheidsgegevens.
• Je voegt de juiste bewaar- en ontdoo-instructies toe zodat klanten de producten optimaal kunnen ervaren.
• Je verwerkt staalaanvragen administratief en communiceert proactief bij eventuele vertragingen.
• Je verstuurt de stalen zelf of stemt af met het Customer Service-team zodat producten mee kunnen vertrekken met klantorders.
• Je ondersteunt R&D- en Product Management-teams bij de ontwikkeling van nieuwe producten door stalen op de juiste locatie te bezorgen.
• Je zorgt voor een aantrekkelijke presentatie van producten tijdens klantenbezoeken en proefsessies.
• Je ondersteunt bij beurzen door producten te verzamelen, te versturen en op een professionele manier te presenteren.
• Je introduceert het productgamma aan nieuwe collega's.
• Samen met je collega zorg je voor een continue dienstverlening en ben je elkaars back-up.

Administratieve ondersteuning (50%)

• Je werkt samen met de receptie aan de verkoop van producten aan scholen, verenigingen en particulieren.
• Je behandelt webshopbestellingen en verwerkt deze correct in het ERP-systeem.
• Je stemt leveringen af met logistieke collega's en communiceert hierover met klanten.
• Je volgt samen met je collega de verkoopresultaten op.
• Je ondersteunt het marketingteam bij de voorbereiding van de jaarlijkse nieuwsbrief.
• Je biedt ondersteuning aan het onthaal als back-up tijdens de lunchpauze.
• Je helpt het Customer Service-team met diverse administratieve taken.

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en kan goed prioriteiten stellen.
• Je bent communicatief sterk en spreekt vlot Nederlands, Engels en Frans.
• Je bent klantgericht en kan gemakkelijk schakelen tussen interne teams en externe klanten/partners.
• Je neemt verantwoordelijkheid en werkt graag zelfstandig binnen een team.
• Ervaring in administratie, customer service of een gelijkaardige functie is een pluspunt.