Medewerker UZA Conferences and Events (80%)

Ben jij een sterke organisator die energie haalt uit plannen, opvolgen en ondersteunen?
Wil je deel uitmaken van een dynamisch en enthousiast team dat instaat voor de organisatie van nationale en internationale (para)medische congressen en evenementen?

UZA Conferences and Events, is op zoek naar een nieuwe collega die de eventcoördinatoren administratief en organisatorisch ondersteunt en zelf kleinere (interne) events en activiteiten mee organiseert.

Wat ga je doen?

Als Medewerker Eventondersteuning ben je een onmisbare schakel binnen de eventdienst. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot verloopt en ondersteunt de eventcoördinatoren bij de voorbereiding, opvolging en afhandeling van grotere events. Daarnaast neem je zelfstandig de organisatie van kleinere (interne) events en sportactiviteiten op.

Jouw takenpakket

• Administratieve ondersteuning van events zoals:
• Bijhouden en opvolgen van zaal- en locatie­reservaties
• Opvolgen en beheren van contracten
• Mee opvolgen van budgetten en kosten
• Beheren en up-to-date houden van eventkalenders
• Ondersteuning van eventcoördinatoren bij de organisatie van grotere events
• Zelfstandig organiseren en opvolgen van kleinere events en interne activiteiten
• Organisatie en coördinatie van sportactiviteiten
• Beheer van de eventmailbox en eerste aanspreekpunt voor praktische vragen
• Inplannen van intakes en geven van eerste uitleg aan interne klanten of partners
• Voorraadbeheer van eventmateriaal en -benodigdheden
• Administratieve opvolging en rapportering waar nodig

Wie ben jij?

Wij zoeken een nauwkeurige, enthousiaste en servicegerichte professional die energie haalt uit plannen, opvolgen en ondersteunen.

• Opleiding en ervaring: Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring. Je hebt bij voorkeur al een eerste relevante werkervaring in eventondersteuning, administratie, projectondersteuning of een gelijkaardige functie.
• Organisatorische vaardigheden: Je werkt gestructureerd en houdt vlot overzicht over verschillende taken en deadlines. Je ondersteunt bij het vertalen van noden naar praktische en administratieve acties.
• Taalvaardigheid: Je functioneert in een (deels) internationale context. Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en hebt een goede kennis van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Communicatie & content: Je helpt mee bij het voorbereiden van praktische communicatie (mails, uitnodigingen, deelnemersinformatie). Ervaring met eenvoudige contentcreatie is een pluspunt.
• Technische vaardigheden: Je werkt vlot met gangbare digitale tools (Office 365). Basiskennis van tools zoals Canva of is een plus, maar geen vereiste.
• Organisatie & stressbestendigheid: Je blijft rustig bij piekmomenten, werkt nauwkeurig en kan goed omgaan met deadlines.
• Sociale vaardigheden: Je bent een echte teamspeler, communiceert helder en werkt vlot samen met collega’s, interne diensten en externe partners.
• Flexibiliteit: Af en toe vinden events plaats ’s avonds of in het weekend. Mits tijdige afstemming vormt dit voor jou geen probleem.