Administratief Coördinator

Veelzijdige administratieve functie in een dynamische KMO-omgeving

Over de functie

Wij zoeken een administratief sterke duizendpoot die overzicht kan bewaren in een omgeving waar elke dag anders is.

Deze functie combineert een belangrijk deel terugkerende administratie met dagelijkse ad-hocvragen vanuit verschillende bedrijven en projecten. De ideale kandidaat vindt het niet erg om repetitieve taken correct af te werken, maar kan tegelijk ook snel schakelen wanneer er onverwacht iets geregeld moet worden.

Je ondersteunt verschillende activiteiten binnen de groep, waaronder transport, infrastructuurwerken, waterzuivering en technische dienstverlening.

Dit is geen functie voor iemand die nood heeft aan een volledig voorspelbare werkdag. Wel voor iemand die graag zaken regelt, prioriteiten kan stellen en voldoening haalt uit het oplossen van praktische problemen.

Wat ga je doen?

• Verwerken van transporturen en prestaties.
• Voorbereiden en opvolgen van facturatie.
• Administratieve opvolging van transport- en werfdossiers.
• Dossiers beheren.
• Bestellingen opvolgen en contact houden met leveranciers.
• Offertes, lastenboeken en administratieve documenten voorbereiden.
• Telefonische vragen behandelen en intern coördineren.
• Gegevens verwerken in ERP-systemen en Excel.
• Administratieve ondersteuning bieden aan verschillende bedrijven binnen de groep.
• Mee zorgen dat projecten administratief correct worden afgewerkt.

Wie zoeken we?

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je kan goed omgaan met een omgeving waar verschillende zaken tegelijk lopen.
• Je raakt niet in paniek wanneer prioriteiten wijzigen.
• Je kan schakelen tussen repetitieve administratie en onverwachte vragen.
• Je bent praktisch ingesteld en zoekt oplossingen.
• Je neemt verantwoordelijkheid en werkt zelfstandig.
• Je communiceert vlot met collega's, klanten en leveranciers.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands.
• Je kan je voldoende uitdrukken in het Frans om klanten of leveranciers verder te helpen.
• Ervaring met Excel, Outlook en administratieve software is een pluspunt.

Wat moet je verwachten?

Een deel van je werk bestaat uit terugkerende administratie zoals urenverwerking, facturatie en dossierbeheer. Daarnaast zal je dagelijks geconfronteerd worden met onverwachte vragen, dringende telefoons en dossiers die onmiddellijke opvolging vragen.

Wie houdt van afwisseling, verantwoordelijkheid en een gezonde dosis chaos zal zich hier thuis voelen. Wie elke dag exact hetzelfde werk wil doen, waarschijnlijk minder.