Persoonlijke assistente van een directielid

Instaan voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van een directielid en het beheren van vertrouwelijke dossiers, teneinde bij te dragen aan een vlot verloop van de dagelijkse werkzaamheden en een efficiënte werking van het departement.

• • Beheren en coördineren van de agenda van het directielid.
  • Prioriteiten bepalen en activiteiten afstemmen in functie van de operationele behoeften.
  • Inplannen, organiseren en opvolgen van afspraken, vergaderingen en evenementen.
  • Praktisch en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's, verslagen en actiepunten.
  • Opstellen, verwerken en opvolgen van dossiers, nota's, rapporten en andere administratieve documenten.
  • Verzorgen van vertrouwelijke en gevoelige correspondentie.
  • Bewaken van deadlines en zorgen voor een correcte opvolging van acties en beslissingen.
  • Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
  • Beheren van vertrouwelijke informatie met de nodige discretie en professionaliteit.
  • Bijdragen aan een efficiënte informatie- en communicatiestroom binnen het departement.

Profiel:

• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig.
• Je hebt een goede kennis van boekhoudkundige processen.
• Je kan vlot overweg met digitale systemen zoals Octopus en Plenion.
• Je bent zelfstandig, proactief, georganiseerd en stressbestendig
• Je communiceert duidelijk en werkt graag samen met collega’s en externe partijen.
• Je kan je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands

Algemene Vereisten

Opleiding en ervaring:

• Minstens 2 jaar relevante ervaring
• Ervaring met boekhoudpakketten (bij voorkeur Octopus en Plenion) is een troef.

Vaardigheden:

• Grondige kennis van MS Office (vooral Excel, Outlook en Word).
• Sterk analytisch vermogen en cijfermatig inzicht.
• Nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig kunnen werken.
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Discretie en betrouwbaarheid bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Persoonlijke competenties:

• Verantwoordelijkheidszin en een proactieve houding.
• Flexibel en stressbestendig in piekperiodes.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling in het Nederlands.
• Teamspeler met een positieve ingesteldheid.
• Klantgerichte en oplossingsgerichte aanpak.