Administratief medewerker secretariaat en ondersteunende diensten

Hou je van structuur brengen, overzicht bewaren en mensen ondersteunen? Dan is deze functie misschien iets voor jou. Als administratief medewerker secretariaat en ondersteunende diensten zorg jij ervoor dat alles achter de schermen vlot en correct verloopt.

Je komt terecht in de afdeling ondersteunende diensten (ICT, personeelsdienst, communicatie en onthaal, preventie en kwaliteitszorg), waar samenwerking centraal staat. In deze rol ben je een belangrijke schakel binnen het bestuur: je ondersteunt de algemeen directeur in zijn dagelijkse werking en helpt mee om processen en dossiers efficiënt te laten verlopen.

Jouw rol?

Als administratief medewerker secretariaat en ondersteunende diensten zorg je voor een vlotte en kwaliteitsvolle administratieve werking van het secretariaat van de algemeen directeur en de ondersteunende diensten. Je combineert nauwkeurige uitvoerende taken met een proactieve houding en waakt over de voortgang, kwaliteit en timing van dossiers en processen.

Je rapporteert aan de algemeen directeur.

Een greep uit jouw takenpakket:

Officemanagement en administratie

• Beheer van agenda en mailbox van de algemeen directeur;
• Registratie en opvolging van post en informatie;
• Bewaken van deadlines en administratieve processen.

Bestuursorganen en besluitvorming

• Administratieve ondersteuning van de bestuursorganen;
• Kwaliteitscontrole van dossiers en besluiten;
• Toezicht op de naleving van de regelgeving rond openbaarheid van bestuur.

Vergaderingen en documenten

• Voorbereiden van vergaderingen;
• Opmaken van verslagen, nota’s en brieven;
• Verwerken, archiveren en verspreiden van documenten.

Projectopvolging en digitale ondersteuning

• Opvolgen van projecten binnen Microsoft 365;
• Signaleren van knelpunten aan diensten of algemeen directeur;
• Administratieve ondersteuning van de ondersteunende diensten en collega’s.

Wat breng jij mee?

• Je hebt een diploma secundair onderwijs en zin om erin te vliegen;
• Je werkt resultaatgericht en zakelijk. Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en stelt verbeteringen voor waar dit de efficiëntie ten goede komt;
• Je werkt nauwgezet en voert taken van A tot Z correct uit. Afspraak is afspraak; op jouw administratieve verwerking kan men blindelings vertrouwen;
• Je toont een gezonde werklust en pakt opdrachten energiek aan. Je denkt niet in problemen, maar in werkbare oplossingen;
• Je gaat discreet om met gevoelige informatie. Tegelijk sta je open voor vernieuwing, zeker wat betreft digitale hulpmiddelen;
• Je bent een vriendelijk en toegankelijk aanspreekpunt voor zowel burgers als collega’s, met oog voor de menselijke maat;
• Je bent een ervaren gebruiker van het Office 365‑systeem. Je beschikt over een grondige kennis van Word, Excel en Outlook en werkt vlot met Teams, SharePoint en OneNote. Je bent bereid je snel in te werken in toepassingen zoals Lists voor interne projectopvolging;
• Je hanteert een correcte, heldere en zakelijke taal in alle schriftelijke communicatie;
• Je plant je werk efficiënt en behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende opdrachten gelijktijdig binnenkomen.