Administratief medewerker bestuursondersteuning

Je werkt bij team bestuursondersteuning, een organisatiebreed team bestaande uit deskundigen bestuursondersteuning, juristen, bemiddelingsambtenaars en administratieve medewerkers.
Samen bieden zij een organisatiebrede ondersteuning en vormen de bestuurlijke en administratieve draaischijf van stad Dendermonde.

Team bestuursondersteuning speelt onder andere een faciliterende rol inzake beleid/bestuur en besluitvorming, zorgt voor interne juridische bijstand en juridisch nazicht, beheert het passief patrimonium en past de reglementering rond de gemeentelijke administratieve sancties (GAS) en GAS-bemiddeling toe.

Voor dit brede takenpakket zoeken we een administratief sterke collega ter ondersteuning.

Rol in de organisatie

Als administratief medewerker van team bestuursondersteuning geef je administratieve, praktische ondersteuning bij de dagelijkse werking. Een greep uit het takenpakket:

• Dagelijkse behandeling van inkomende post
• Beantwoorden van inkomende telefonische oproepen
• Opvolging te ondertekenen briefwisseling
• Beheer mailbox secretariaat
• Plannen van vergaderingen en versturen van uitnodigingen
• Ondersteuning bij de voorbereiding van de zittingen van de bestuursorganen (college van burgemeester en schepenen, gemeenteraad…)
• Administratieve ondersteuning van samenwerkingsverbanden
• Administratie GAS-sanctionerend
• Administratie GAS-bemiddeling
• Archivering van bestuursdocumenten
• Nauwe samenwerking met de algemeen directeur

De ideale kandidaat?

De ideale kandidaat houdt van een afwisselend takenpakket en is inzetbaar op verschillende vlakken. We zoeken iemand die structureel werkt en sterk is in plannen en organiseren. Je durft verantwoordelijkheid op te nemen. Je toont zelfstandigheid in je werk en tegelijk werk je vlot samen met verschillende collega’s. Heldere en professionele communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, vormt een belangrijk deel van je werk. Je gaat altijd zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en persoonlijke informatie. Sporadisch avondwerk vormt geen probleem en veranderende omstandigheden schrikken je niet af.

• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten en je vertoont een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Dit toon je aan via een uittreksel uit het strafregister dat niet ouder is dan 3 maand bij indiensttreding. Indien blijkt uit het uittreksel dat de voorgeschreven voorwaarden niet vervuld zijn, dan kun je geen beroep maken op het feit dat je tot het examen werd toegelaten.
• Je slaagt voor de selectieprocedure.
• Je voldoet aan de taalvoorwaarden (volgens de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken).
• Je bent toegelaten tot het wettige verblijf in België en je hebt een algemene toegang tot de arbeidsmarkt.

De diplomavoorwaarden:

• Houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
• Als je niet beschikt over het gevraagde diploma dien je een niveautest af te leggen. Enkel als je slaagt voor deze niveautest kan je deelnemen aan de selectieprocedure.
• Studenten kunnen deelnemen aan de selectieprocedure als ze binnen de 3 maanden over het gevraagde diploma beschikken