Allround Admin Support - Rotatiesysteem

Ben jij iemand die uitblinkt in nauwkeurigheid, graag verantwoordelijkheid opneemt en energie krijgt van een gevarieerd takenpakket?

Als Allround Admin Support speel je een sleutelrol binnen de firma.

Je staat in voor de kwaliteit, correctheid en continuïteit van alle administratieve processen die de operationele activiteiten op de site ondersteunen.

Jij combineert je administratieve opvolging, planning en communicatie.

Jij bent een cruciale schakel tussen operatie, klanten en externe partijen.

• Volledige administratieve opvolging van de operationele activiteiten op de site via het terminal managementsysteem, waaronder:
  • verwerking van nominaties (pre- en post-operatie)
  • beheer van operationele dossiers van A tot Z
  • input voor facturatie
  • klachtenadministratie
• Samen met je team instaan voor de planning en optimalisatie van:
  • vrachtwagens (± 60%)
  • schepen (± 40%)
  • met toekomstige uitbreiding naar treinplanning
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten en onderhouden van dagelijks contact via telefoon en e-mail.
• Instaan voor het onthaal en de begeleiding van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers, en zorgen voor een vlotte en correcte doorverwijzing op de site.
• Nauwkeurige verwerking van (douane)documenten in de daarvoor voorziene systemen en registers.
• Verzorgen van de dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten en opvolgen van de voorraad via het terminalmanagementsysteem.

Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Je schakelt vlot tussen teamwerk en zelfstandig werken, afhankelijk van de situatie.
• Je communiceert duidelijk, professioneel en doelgericht, zowel intern als extern.
• Je werkt gestructureerd en nauwgezet, met oog voor detail en kwaliteit.
• Je bent proactief, denkt oplossingsgericht en werkt resultaatgericht.