Office & Administration Coordinator - deeltijds

Jouw rol

• Je beheert de dagelijkse kantoorwerking zelfstandig en met veel autonomie: van leveranciers en kantoorbenodigdheden tot klassement en praktische IT-vragen. Je brengt structuur aan, ziet wat nodig is en zorgt dat praktische en administratieve processen goed functioneren.
• Je rapporteert aan de directeur en stemt af over prioriteiten, voortgang, knelpunten en zaken die besluitvorming vragen. Daarnaast ondersteun je bij agenda’s, afspraken, bezoeken, documenten en uiteenlopende organisatorische taken.
• Je neemt een breed pakket administratieve taken op en bewaakt mee dat dossiers, deadlines en informatie correct worden opgevolgd.
• Je coördineert administratieve taken van vrijwilligers die op kantoor of van thuis uit werken.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers, leveranciers en bezoekers en neemt waar nodig algemene telefoontjes mee op.

• Een zelfstandige en betrokken organisator die graag verantwoordelijkheid neemt, structuur brengt en oplossingen ziet.
• Je werkt nauwkeurig, discreet en servicegericht en voelt je thuis in een organisatie in ontwikkeling, waar niet alles vastligt en je zelf initiatief neemt.
• Je hebt enkele jaren relevante ervaring in office management, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent tweetalig Nederlands-Frans en beschikt over een goede kennis van het Engels.
• Je werkt vlot met Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Word, Excel en Teams. Ervaring met SharePoint is een plus en je staat open voor efficiënte digitale werkwijzen.
• Je herkent je in de missie en waarden van Mercy Ships en kunt je verbinden met onze christelijk geïnspireerde identiteit.