Secretariaatsmedewerk(st)er / medewerk(st)er opleidingen

Secretariaat & administratie

• Beheer van mailbox en telefonie; correct doorverwijzen en opvolgen
• Agendabeheer: afspraken plannen, reservaties, reminders en opvolging van actiepunten
• Dossier- en documentbeheer: digitaal structureren, archiveren en terugvindbaar houden
• Boekhouding en Administratieve ondersteuning

Ondersteuning opleidingen & e-learning

• Administratieve opvolging van inschrijvingen en deelnemersgegevens
• Praktische ondersteuning bij de opleidingsplanning en het up-to-date houden van de opleidingskalender
• Ondersteuning bij de digitale workflow rond webinars en e-learning (volgens interne procedures)
• Contact en opvolging met interne collega's en externe partners/opleidingsverstrekkers waar nodig
• Administratieve voorbereiding en nazorg (bv. documenten, communicatie, aanwezigheidslijsten, attesten)

Eerstelijnsondersteuning Edfin opleidingsplatform

• Eerste aanspreekpunt voor gebruikersvragen (bv. aanmelden, inschrijven, toegang tot e-learning, praktische platformvragen)
• Basisoplossingen aanreiken en vragen correct registreren/opvolgen
• Complexere issues doorspelen naar de juiste collega/partner en de opvolging bewaken
• Meewerken aan duidelijke instructies/FAQ's en het up-to-date houden van praktische info voor gebruikers

Digitale tools & systemen

• Vlot werken met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Snel weg zijn met nieuwe digitale tools en platformen en mee waken over correcte data en opvolging

Als tweetalige duizendpoot sta je oa. de collega's bij in de dagelijkse werkorganisatie. Je staat in voor het telefonisch onthaal op het secretariaat, het beheer van de lopende zaken en komt tegemoet aan de talrijke vragen van leden. Je bent het eerstelijnscontact voor vragen omtrent het Edfin opleidingsplatform en bent verantwoordelijk voor de boekhoudkundige administratie.