Personal Assistant NL/FR - Brussels

Mijn klant is een investeringsbedrijf.

Beheer van de agenda, e-mails en voorbereiding van vergaderingen

• Beheer van een complexe en dynamische agenda, afgestemd op de strategische prioriteiten;
• Vertrouwelijke afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie om de uitwisseling van professionele informatie te faciliteren, binnen de vereiste termijnen en met inachtneming van de kwaliteitseisen;
• Interne en externe verzoeken filteren en prioriteren;
• De organisatie van vergaderingen en/of reizen van de CEO op zich nemen, inclusief alle bijbehorende praktische en administratieve regelingen;
• Instaan voor het verzamelen en structureren van de informatie die nodig is om dossiers samen te stellen voor vergaderingen;
• Toezien op het naleven van deadlines, de opvolging van beslissingen en een soepele interacties.

Contactpersoon & coördinatie

• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders (ExCo, Raad van Bestuur, gelieerde ondernemingen, partners, instellingen, …) ;
• De communicatie met de verschillende stakeholders faciliteren;
• Het administratieve beheer coördineren, specifieke taken afhandelen en de dagelijkse werkzaamheden van de CEO proactief stroomlijnen, zodat deze zich kan concentreren op kerntaken.

Continue verbetering & tools (incl. AI)

• Digitale tools en AI inzetten om het informatie- en procesbeheer te optimaliseren;
• Concrete verbeteringen voorstellen voor de organisatie en werkmethoden;
• Bijdragen aan de voortdurende professionalisering van de functie.

• Je beschikt over 5 tot 10 jaar ervaring als Executive Assistant, idealiter ter ondersteuning van een CEO of een veeleisende directie;

• Als echte regisseur van onze organisatie blink je uit in het beheren van prioriteiten, zelfs in complexe en voortdurend veranderende omgevingen;
• Proactief en oplossingsgericht, anticipeer je op behoeften, neem je initiatief en wek je volledig vertrouwen;
• Je onderscheidt je door je uitstekende relationele en schriftelijke vaardigheden, met een sterk gevoel voor dienstverlening;
• Discreet en nauwgezet kan je perfect omgaan om met vertrouwelijke en gevoelige informatie;
• Je spreekt en schrijft vloeiend Frans, Nederlands en Engels;
• Nieuwsgierig en vooruitdenkend heb je een oprechte interesse in artificiële intelligentie, om mee de organisatieprocessen, het structureren van informatie en het verhogen van de efficiëntie te optimaliseren.