Onthaalmedewerker

Vanhout is een klasse 8 aannemer met hoofdkantoor in Geel. Onze bouwprojecten zijn verspreid over gans Vlaanderen. Wij zijn actief in een brede waaier van bouwactiviteiten: zorgprojecten, kantoorgebouwen, utilitaire en residentiële projecten, sportinfrastructuur zoals zwembaden en voetbalstadia en industriële productie-eenheden.

Geen interim- rekruteringskantoren aub.

Functieomschrijving

Ben jij een warm en professioneel aanspreekpunt en krijg je energie van een gevarieerd takenpakket? Dan ben jij misschien onze nieuwe onthaalmedewerker in Geel! (fulltime)

• Je ontvangt bezoekers aan de receptie, verwelkomt hen en helpt hen verder.
• Je bent de eerste lijn voor inkomende telefoons voor Groep Vanhout. Je beantwoordt vragen en verbindt door met de juiste collega.
• Je beheert de inkomende en uitgaande post: je neemt post in ontvangst, verwerkt en verdeelt deze en zorgt ervoor dat uitgaande post tijdig wordt meegegeven.
• Je beheert de beschikbaarheid en reservaties van de vergaderzalen en zorgt ervoor dat deze klaarstaan voor opleidingen, vergaderingen en evenementen.
• Catering neem je ook op! Je bestelt en volgt catering op voor vergaderingen, opleidingen en evenementen. Alsook het dagelijks fruit, drinken en koffie zal je bestellen en aanvullen.
• Je volgt de fietsleasing binnen de organisatie administratief op.
• Je beheert de toegangen tot onze gebouwen. Je maakt badges aan voor nieuwe medewerkers en past toegangsrechten aan wanneer nodig.
• Je bent het aanspreekpunt voor verschillende externe leveranciers en dienstverleners, zoals de schoonmaakdienst, kledijwebshop, tuinonderhoud en partners voor herstellingen aan gebouwen en installaties. Je contacteert deze partners wanneer nodig, plant werkzaamheden in, volgt de uitvoering op en controleert de bijhorende facturen.

• Het Microsoft Office pakket kent geen geheimen voor jou. Je kan vlot werken met Excel, PowerPoint, Word, etc.
• Je blijft rustig en professioneel, ook wanneer gesprekken moeilijk verlopen. Je kan goed omgaan met klachten, frustraties en emotionele klanten en weet in elke situatie op een beleefde en klantgerichte manier te reageren.
• Je communiceert vlot en duidelijk, zowel telefonisch als face-to-face.
• Discretie bewaren is voor jou vanzelfsprekend.
• Je hebt een vloeiende kennis van het Nederlands. Ook heb je een goede kennis van het Frans en Engels.
• Ervaring in een onthaal-, administratieve of ondersteunende functie.