Allround medewerker ondersteuning vergadercentrum

Wil jij meewerken aan een vlot en professioneel verloop van vergaderingen en evenementen in het provinciehuis van Vlaams-Brabant? Heb je een passie voor techniek, onthaal én hou je van een afwisselende job met veel contacten? Dan is deze functie iets voor jou. Als allround medewerker ondersteuning vergadercentrum zorg jij ervoor dat zalen, apparatuur en dienstverlening tiptop in orde zijn. Lees snel verder en ontdek jouw nieuwe uitdaging.

In het kort:

• Wat? Contract van onbepaalde duur
• Voorwaarde? Diploma hoger secundair onderwijs
• Waar? Provinciehuis Leuven bij de dienst Uitbating en Beheer Provinciehuis (cel Onthaal & Promotie)
• Solliciteer ten laatste 6 september 2026!

Wat houdt de job in?

Technische ondersteuning en zaalbeheer

• Jij ondersteunt interne en externe gebruikers bij het gebruik van zalen, audio- en multimedia‑apparatuur en hybride vergadertechnologie.
• Jij biedt eerstelijnshulp bij courante technische problemen en grijpt snel in waar nodig.
• Jij signaleert defecten, storingen of risico’s tijdig aan de bevoegde dienst wanneer je ze niet zelf kan oplossen.
• Jij zorgt voor een correcte opstelling en gebruiksklaarheid van zalen, materialen en technische voorzieningen.
• Jij ziet toe op de naleving van veiligheidsvoorschriften, interne procedures en praktische afspraken binnen de dagelijkse werking.

Organisatie en ondersteuning van evenementen

• Jij werkt mee aan de voorbereiding, praktische organisatie en technische ondersteuning van vergaderingen en evenementen.
• Jij zorgt dat alles vlot verloopt en speelt flexibel in op last-minute wijzigingen of dringende vragen.
• Jij detecteert terugkerende knelpunten en formuleert verbetervoorstellen voor de werking van het vergadercentrum.

Onthaal en klantgerichte dienstverlening

• Jij onthaalt bezoekers, gebruikers en leveranciers en informeert hen correct over zalen, reservaties en praktische afspraken.
• Jij beantwoordt vragen via telefoon, mail of in persoon en verwijst gericht door wanneer nodig.
• Jij werkt nauw samen met collega’s, leveranciers en ondersteunende diensten om een kwalitatieve service te garanderen.

Administratie en opvolging

• Jij volgt reservaties, aanvragen en meldingen nauwkeurig op en zorgt voor een tijdige administratieve afhandeling.
• Jij ondersteunt bij het beheer van materiaal, voorraden en bestellingen en signaleert tekorten of onderhoudsnoden.
• Jij draagt bij aan rapportering en administratieve opvolging.
• Jij organiseert je werk gestructureerd, bewaakt prioriteiten en blijft ook onder druk overzicht bewaren.

Occasioneel avond- en weekendwerk maakt deel uit van deze functie.

Heb je nog vragen over het takenpakket, het team of een andere inhoudelijke vraag? Aarzel dan niet om contact op te nemen met de leidinggevende onderaan de vacaturetekst.

Wat verwachten we van jou?

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkgesteld diploma (https://www.vlaanderen.be/vlaams-personeelsstatuut/bijlagen-vps/bijlage-2) (of bent deze aan het behalen).
• Dankzij je flexibiliteit ondersteun je ook af en toe vergaderingen of evenementen buiten de reguliere kantooruren, bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend
• Werk je al bij de provincie Vlaams-Brabant? Bekijk dan of je voldoet aan de voorwaarden voor bevordering via intranet (https://vlbr.sharepoint.com/sites/intranet_nieuws).