Management Assistent

Breng structuur in agenda’s, communicatie en informatie voor meerdere managementteams.

Als Management Assistent ondersteun je de business unit Infra en de divisie Mobility van Equans in Aartselaar en werk je mee aan een vlotte samenwerking tussen teams en divisies binnen een technische en infrastructuurcontext. In deze rol neem je verantwoordelijkheid, werk je nauw samen met managers en krijg je een brede kijk op projecten en interne processen.

Bij Equans geloven we dat diverse talenten onze teams sterker maken. We bouwen actief aan een inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich welkom voelt, zichzelf kan zijn en moedigen iedereen aan om te solliciteren.

Jouw werklocatie: Aartselaar met verplaatsingen naar andere Equans-sites zoals Braine, Hoboken, Grimbergen.

Jouw Equans-uitvalsbasis: Aartselaar.

• het bijhouden en updaten van agenda’s: plannen van afspraken en vergaderingen, organiseren van bijeenkomsten en reserveren van vergaderruimten (intern en extern)
• het beheer van de mailboxen van je managers
• het verzorgen van communicatie vanuit het management
• het voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen (management meetings, site meetings …)
• het organiseren van teambuildings en events
• het archiveren van documenten: beheren van SharePoint, opzetten en onderhouden van een papieren en digitale archiveringsstructuur
• het opmaken van diverse documenten (memo’s, procedures, presentaties) en vertalen indien nodig
• het boeken van reizen voor je managers
• het ophalen en stroomlijnen van informatie, inclusief communicatie naar externe partijen samen met de communicatieafdeling

• bachelor office management of gelijkwaardig door ervaring
• minstens vijf jaar ervaring in een gelijkaardige functie
• zeer goede kennis van Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, ervaring met SharePoint is een plus
• sterke administratieve vaardigheden, nauwkeurigheid en discretie
• je werkt graag samen en communiceert vlot met verschillende stakeholders
• bereidheid om verplaatsingen te maken
• je spreekt vlot het Nederlands, Frans en Engels