Backoffice coördinator

Als Operations Backoffice Coördinator zorg je ervoor dat onze administratieve en operationele processen binnen transport en magazijn correct, efficiënt en gestructureerd verlopen.

Je bent een belangrijke schakel tussen chauffeurs, planning, magazijn, klanten en management. Je volgt operationele dossiers op, bewaakt KPI’s en helpt onze processen en systemen verder te optimaliseren. Na je inwerkperiode fungeer je daarnaast als administratieve back-up voor het koelmagazijn en ondersteun je bij kwaliteit en IFS-certificatie.

Jouw verantwoordelijkheden

Operationele ondersteuning

• Aanspreekpunt voor chauffeurs en planners bij administratieve en complexere operationele vragen.
• Opvolgen van klantvragen, geschillen en operationele meldingen.
• Monitoren van laad- en lostijden en signaleren van afwijkingen.
• Zorgen voor een goede informatiestroom tussen transport, magazijn, klanten en management.

Claims, KPI’s en rapportering

• Opvolgen van claims en schadegevallen.
• Bijhouden en analyseren van operationele KPI’s en statistieken.
• Signaleren van terugkerende problemen en opvolgen van verbeteracties.

TMS- en WMS-optimalisatie

• Bewaken van correcte registraties en datakwaliteit in TMS en WMS.
• Opsporen van inefficiënte processen en meewerken aan verbeteringen.
• Standaardiseren van procedures en werkinstructies.
• Meedenken over digitalisering, automatisering en rapportering.

Opleidingen en kennisbeheer

• Opleidingsbehoeften mee in kaart brengen en opleidingen opvolgen.
• Operationele kennis en procedures helpen documenteren.
• Mee zorgen voor voldoende back-up binnen kritieke processen.

Back-up koelmagazijn & kwaliteit
Na je inwerkperiode ondersteun je onder meer bij:

• voorraad-, ontvangst- en leveringsadministratie in het WMS;
• klantencontact rond orders, voorraad en afwijkingen;
• traceerbaarheid, schade- en kwaliteitsregistraties;
• administratieve voorbereiding en opvolging van audits en IFS-documentatie.

De eindverantwoordelijkheid voor gespecialiseerde kwaliteits- en IFS-processen blijft bij de aangeduide verantwoordelijke.

WAT VERWACHTEN WIJ VAN JOU?

• Je beschikt over relevante ervaring in een administratieve of coördinerende functie binnen transport, logistiek, warehousing of supply chain.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en resultaatgericht.
• Je behoudt overzicht in een dynamische omgeving en kunt duidelijke prioriteiten stellen.
• Je communiceert professioneel en oplossingsgericht met chauffeurs, planners, magazijnmedewerkers, klanten en management.
• Je durft problemen bespreekbaar te maken en acties consequent op te volgen.
• Je bent analytisch sterk en kunt gegevens vertalen naar concrete verbeteringen.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, met in het bijzonder Excel.
• Ervaring met een TMS, WMS of ERP-systeem is sterk gewenst.
• Ervaring met claims, transportadministratie, voorraadbeheer, kwaliteitssystemen of audits is een pluspunt.
• Kennis van logistieke processen, transportwetgeving, voedselveiligheid of IFS is een bijkomend voordeel.
• Je communiceert mondeling vlot in het Nederlands, Frans & Engels. Kennis van andere talen is een pluspunt.