Allround Admin Support

Functie

Voor een sterk groeiende speler binnen opslag, overslag en goederenbehandeling in de haven van Gent is zijn we op zoek naar een Allround Admin Support. Je komt terecht in een professionele terminalomgeving waar 24/7 wordt gewerkt aan een vlotte en veilige goederenstroom.

Jouw takenpakket als Allround Admin Support:

• Verwerken van nominaties vóór en na de operaties
• Beheer van operatiedossiers van A tot Z
• Voorbereiden en input van facturatiegegevens
• Opvolging van klachtenadministratie
• Organiseren en optimaliseren van de planning van vrachtwagens (60%) en schepen (40%), met toekomstige uitbreiding naar treinplanning
• Onthaal en begeleiding van chauffeurs, contractors en leveranciers
• Correct verwerken van (douane)documenten in de voorziene systemen
• Dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten en voorraadopvolging via het terminalmanagementsysteem
• Je bent het centrale aanspreekpunt voor klanten en onderhoudt dagelijks professioneel contact via mail en telefoon. Samen met je collega’s zorg je voor een efficiënte werking van de terminal en denk je actief mee na over procesverbeteringen.

Dit kan jij afvinken als Allround Admin Support:

• Een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
• Minstens 3 jaar ervaring in een administratieve functie
• Ervaring binnen logistiek of havenomgeving (kennis van douane- en importdocumenten is een plus)
• Vlotte digitale vaardigheden en bij voorkeur ervaring met een terminalmanagementsysteem
• Zeer goede kennis van het Nederlands
• Goede kennis van het Engels en een basiskennis Frans
• Rijbewijs B en eigen vervoer
• Nauwkeurig en gestructureerd, met oog voor detail
• Sterk in plannen en organiseren
• Communicatief, professioneel en klantgericht
• Proactief en oplossingsgericht
• Zowel zelfstandig als in team sterk
• Voltijds beschikbaar
• Je behoudt het overzicht in drukke periodes en neemt verantwoordelijkheid op in je rol.

Dit kan jij verwachten als Allround Admin Support:

• Een voltijdse tewerkstelling
• Een contract van onbepaalde duur
• Een competitief salarispakket
• Aantrekkelijke extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering (ook voor gezinsleden), groepsverzekering en maaltijdcheques
• Mogelijkheden tot opleiding en professionele ontwikkeling
• Bij Vivaldis staan we garant voor een persoonlijke begeleiding en een correcte opvolging van jouw kandidatuur. Wij ondersteunen je in elke stap van het sollicitatieproces en denken mee over jouw verdere loopbaan.