Office Assistent Communicatie & Events

Je bent de spilfiguur die zorgt voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de dienst Communicatie en Marketing (DCM) van UHasselt. Je draagt bij aan een goede dagelijkse werking van de dienst en neemt daarbij proactief volgende taken en verantwoordelijkheden op:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en ondersteuning binnen DCM. Collega's kunnen bij jou terecht voor ondersteuning bij uiteenlopende administratieve taken en praktische regelingen.
• Je bent supergebruiker van het CRM-systeem (Microsoft Dynamics). Je maakt onder meer links en reizen aan, controleert segmenten en contactgegevens en exporteert lijsten voor mailings en andere verzendingen.
• Je biedt organisatorische en logistieke ondersteuning bij UHasselt-evenementen, zoals de proclamaties, introductiedagen, Dag van de Wetenschap, Nieuwjaarsreceptie, .... Je maakt inschrijflinks aan en volgt deze op, houdt overzichten en materiaallijsten bij, regelt lokaalreservaties en neemt andere praktische voorbereidingen op. Tijdens de evenementen help je mee bij het onthaal van gasten en deelnemers en verzorg je permanentie.
• Je staat in voor het agendabeheer en de planning van overlegmomenten binnen de dienst. Je plant afspraken en vergaderingen in, zowel binnen DCM als met collega's van andere diensten, en zorgt voor een vlotte praktische organisatie.
• Je verzorgt de bestellingen en bijhorende opvolging van de dienst, onder meer voor kantoormateriaal, relatiegeschenken en eventmateriaal. Je volgt ook afrekeningen en kostenplaatsen op.
• Je bent het aanspreekpunt voor externe partners voor de verhuur van UHasselt-lokalen en verzorgt de verdere afhandeling hiervan.
• Je staat in voor de administratieve en logistieke opvolging van publicaties en verzendingen, zoals het UHasselt Magazine en brochures.
• Je ondersteunt de verkoop en praktische opvolging van toga's.

• Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur in office management, eventmanagement of een gelijkwaardige richting. Ervaring in een soortgelijke functie is een troef.

• Je haalt voldoening uit het ondersteunen van collega’s en draagt graag bij aan een vlotte en efficiënte werking van de dienst.

• Je neemt initiatief, stelt prioriteiten en pakt je taken op een planmatige en gestructureerde manier aan.

• Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor details. Je komt afspraken na, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat informatie en administratie correct, tijdig en discreet worden verwerkt.

• Je bent collegiaal en draagt bij aan een hechte teamgeest met open communicatie. Je communiceert op een vlotte en professionele manier, zowel in het Nederlands als het Engels.

• Je bent trots om UHasselt te vertegenwoordigen en bent graag het aanspreekpunt voor gasten en bezoekers. Tijdens evenementen steek je met plezier de handen uit de mouwen.

• Je werkt vlot met gangbare IT-toepassingen zoals Outlook en Calender en leert nieuwe software snel aan. Ervaring met Microsoft Dynamics is een grote troef.