Onthaalmedewerker

Als onthaalmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten, bezoekers en collega's. Je combineert een professioneel onthaal met administratieve ondersteuning en zorgt ervoor dat het dagelijkse reilen en zeilen op kantoor vlot verloopt. Je krijgt daarbij veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en ruimte om mee te denken over een efficiënte werking.

Functieomschrijving

Als onthaalmedewerker neem je een gevarieerd takenpakket op:

• Beheren van de receptie en instaan voor een professioneel klanten- en bezoekersonthaal
• Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefonie
• Beheren van de inkomende en uitgaande post
• Uitvoeren en opvolgen van diverse administratieve taken
• Organiseren en coördineren van zakenreizen: Hotels reserveren, huurwagens regelen, vluchten boeken, ...
• Beheren van kosten en administratieve opvolging
• Beheren van A1-documenten voor detacheringen
• Reserveren en organiseren van vergaderzalen
• Meetings praktisch organiseren en ondersteunen
• Ervoor zorgen dat vergaderzalen netjes en gebruiksklaar zijn
• Ondersteunen van administratieve processen
• Overzicht bewaren over verschillende administratieve taken en prioriteiten stellen
• Meedenken over efficiëntere werkwijzen en verbeteringen

Je werkt grotendeels zelfstandig, samen met je collega onthaalmedewerker. Je krijgt de nodige ondersteuning en feedback, maar er wordt niet voor elke taak voorgeschreven wat je precies moet doen. Je ziet zelf waar werk ligt en neemt dit op.

Dit is belangrijk

• Je hebt een bachelor-denkniveau, door opleiding of ervaring
• Je hebt een sterke administratieve basis en werkt nauwkeurig
• Je communiceert professioneel en vlot met klanten, bezoekers en collega's
• Je kunt je goed uitdrukken in meerdere talen, je hoeft hierin niet perfect te zijn
• Je kunt inkomende telefoons op een professionele manier beantwoorden en doorschakelen
• Je kunt verschillende taken tegelijk opvolgen en bepaalt zelf wat eerst moet gebeuren
• Je blijft rustig wanneer verschillende zaken tegelijk binnenkomen
• Je bent digitaal vaardig en kunt vlot met administratieve systemen werken
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
• Je werkt zelfstandig, maar stemt af met collega's wanneer nodig
• Je neemt initiatief en wacht niet tot iemand je vraagt om iets op te nemen

Mooi meegenomen

• Een bacheloropleiding
• Ervaring in een onthaalfunctie, receptie, administratie of een vergelijkbare functie
• Ervaring met het organiseren van zakenreizen, meetings of vergaderingen